Politique de confidentialité

Comment Conviva collecte, traite et protège les données personnelles, conformément au RGPD.

Qui traite vos données ?

Conviva intervient à deux titres différents, selon les données concernées :

• Responsable du traitement pour les données des restaurateurs clients, des prospects, des apporteurs d'affaires et des visiteurs du site convivavoice.fr.
• Sous-traitant pour les données des clients des restaurants qui appellent un établissement équipé de Sofia. Dans ce cas, c'est le restaurant qui est responsable du traitement : Conviva traite ces données uniquement pour son compte et selon ses instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

Données des restaurateurs, prospects, partenaires et visiteurs du site

Données collectées

• Identité (prénom, nom, fonction)
• Coordonnées professionnelles (e-mail, téléphone, nom et adresse de l'établissement)
• Informations de facturation et de paiement (le mandat de prélèvement SEPA est géré par notre prestataire de paiement)
• Échanges avec Conviva (demandes de contact, de démonstration, support)
• Pour les candidats au programme « Le Cercle » : ville ou secteur, parcours professionnel et message libre
• Données techniques liées à l'utilisation du site et du service

Finalités et bases légales

• Fournir le service et gérer la relation contractuelle : exécution du contrat
• Facturer et tenir la comptabilité : obligation légale
• Répondre aux demandes et présenter nos offres aux professionnels de la restauration : intérêt légitime (vous pouvez vous y opposer à tout moment)
• Étudier les candidatures au programme d'apporteurs d'affaires « Le Cercle » et vous recontacter : mesures précontractuelles prises à votre demande ; puis gérer la relation avec les apporteurs d'affaires : exécution du contrat
• Assurer la sécurité du service et prévenir les abus : intérêt légitime

Données des clients des restaurants (appels traités par Sofia)

Lorsque vous appelez un restaurant équipé de Sofia, le restaurant est responsable du traitement de vos données. Conviva les traite pour son compte, dans le seul but de gérer votre réservation.

Données traitées

• Identité (prénom, nom)
• Numéro de téléphone (transmis par l'opérateur lors de l'appel)
• Informations de réservation (date, heure, nombre de couverts, demandes particulières que vous signalez, par exemple une allergie)
• Enregistrement audio et transcription écrite de l'appel

Finalités

• Prendre, modifier ou annuler votre réservation et l'inscrire dans l'agenda du restaurant
• Permettre au restaurant de vérifier une réservation en cas de doute ou de contestation
• Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du service

Vous êtes informé en début d'appel que la conversation est enregistrée. Pour toute question sur ces données ou pour exercer vos droits, adressez-vous au restaurant concerné. Vous pouvez aussi écrire à contact@convivavoice.fr : nous transmettrons votre demande au restaurant sans délai.

Durées de conservation

• Enregistrements audio des appels : 7 jours, puis suppression définitive
• Transcriptions écrites des appels : 30 jours, puis suppression définitive
• Données de réservation : 13 mois, sauf durée différente fixée par le restaurant
• Données des restaurateurs clients : durée du contrat, puis 5 ans à titre d'archive (prescription légale)
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable)
• Données des prospects : 3 ans après le dernier contact
• Candidatures au programme « Le Cercle » sans suite : 2 ans après le dernier contact ; apporteurs d'affaires : durée du contrat, puis 5 ans à titre d'archive

Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de Conviva et, pour les appels, au restaurant concerné. Elles sont également traitées par les prestataires techniques nécessaires au service : hébergement du site (Netlify), plateforme d'agent vocal (Vapi), moteurs d'intelligence artificielle et de synthèse vocale (OpenAI, Microsoft Azure), opérateur de téléphonie (Twilio), base de données (Supabase), synchronisation d'agenda (Google), mesure d'audience du site avec votre accord (Google Analytics) et prestataire de paiement (GoCardless). Ces prestataires sont liés par des engagements conformes à l'article 28 du RGPD.

Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers à des fins commerciales.

Transferts hors Union européenne

Certains prestataires sont situés hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié et, à défaut, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès, de rectification et d'effacement
• Droit à la limitation et à l'opposition au traitement
• Droit à la portabilité
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès
• Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr)

Pour exercer vos droits, écrivez à contact@convivavoice.fr. Un justificatif d'identité ne sera demandé qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes (vous en serez alors informé).

Cookies et mesure d'audience

Le site convivavoice.fr utilise :

• Google Analytics 4 — mesure d'audience (pages consultées, provenance, demandes envoyées), utilisée pour améliorer le site. Ces cookies ne sont déposés qu'avec votre accord, donné dans le bandeau affiché lors de votre première visite. Sans accord, Google Analytics n'est pas chargé. Les cookies de mesure ont une durée de vie de 13 mois au plus ; votre choix (accord ou refus) est conservé 6 mois dans votre navigateur, puis vous est redemandé.
• Mémorisation de votre choix — une information enregistrée dans votre navigateur retient votre accord ou votre refus. Elle est strictement nécessaire et ne sert à rien d'autre.

Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » en bas des pages du site. Aucun cookie publicitaire n'est utilisé.

Sécurité

Conviva met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données : chiffrement des communications (HTTPS, TLS 1.3), cloisonnement des données de chaque restaurant, contrôle des accès et journalisation des accès.

Modifications

Cette politique peut être mise à jour. En cas de changement substantiel, les clients sont informés par e-mail.

Politique en vigueur au 2 octobre 2026.